XML statt Lesetext
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Ohne geeignete Ansicht sehen Sie darin Datenfelder statt einer Rechnung, die sich wie gewohnt kontrollieren lässt.
Saubere Arbeit, sauberer Beleg
E-Rechnungen, die zum Handwerksalltag passen
Wer sorgfältig arbeitet, soll sich nicht mit unlesbaren XML-Dateien und komplizierten Rechnungsformaten aufhalten müssen. Handwerksbeleg macht aus Ihren gewohnten Rechnungsdaten eine strukturierte E-Rechnung und legt eingehende Belege verständlich ab.
- Für kleine Betriebe
- Deutschsprachige Oberfläche
- DATEV-Export vorgesehen
- Pilotphase mit Erstanwendern
Was sich geändert hat
Die Rechnung kommt nicht mehr nur als PDF
Im Betrieb entstehen Rechnungen oft noch in Word, weil das bisher zuverlässig funktioniert hat. Doch Auftraggeber und Lieferanten schicken zunehmend strukturierte Dateien, die sich ohne passende Ansicht kaum prüfen lassen.
Word bleibt Alltag
Viele kleine Betriebe haben ein eingespieltes Rechnungsformular in Word. Der Wechsel zu einem umfassenden Warenwirtschaftssystem passt oft weder zur Betriebsgröße noch zur Arbeitsweise.
Auftraggeber verlangen Formate
Industriekunden und öffentliche Auftraggeber können strukturierte Rechnungen verlangen. Ein PDF allein genügt dann je nach Vorgabe des Empfängers nicht.
Das Steuerbüro braucht Ordnung
Belege müssen auffindbar und nachvollziehbar abgelegt werden. Einzelne Dateianhänge in E-Mail-Postfächern machen die Übergabe unnötig unübersichtlich.
Es geht nicht um eine neue Büroorganisation, sondern darum, die vorhandene Arbeit sauber in das geforderte Format zu bringen.
Der einfache Weg
Vom vertrauten Formular zum gültigen Rechnungsformat
Handwerksbeleg konzentriert sich auf den Beleg, nicht auf Ihre gesamte Betriebsführung. Sie übernehmen die Angaben aus Ihrer Rechnung und erhalten ein passendes Format für den Versand oder die Ablage.
Rechnungsdaten übernehmen
Sie erfassen die Angaben, die auch auf Ihrer bisherigen Rechnung stehen: Kunde, Leistungen, Beträge und Steuerangaben. Wiederkehrende Kundendaten können geordnet hinterlegt werden.
Format auswählen und prüfen
Für den Empfänger wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD. Handwerksbeleg bereitet die Daten strukturiert auf und zeigt Ihnen den Beleg vor dem Versand lesbar an.
Eingänge sicher ablegen
Eingehende XML-Rechnungen öffnen Sie in einer verständlichen Ansicht. Der Originalbeleg und die lesbare Darstellung bleiben zusammen in Ihrer Ablage.
Für den Belegalltag
Die Funktionen, die kleine Betriebe wirklich brauchen
Handwerksbeleg bleibt bei Rechnungen und Belegen. Die Oberfläche ist für Betriebe gedacht, die ihre Arbeit auf der Baustelle erledigen und im Büro verlässlich abschließen wollen.
XRechnung erstellen
Erstellt strukturierte Rechnungsdaten im Format XRechnung für Empfänger, die dieses Format verlangen.
ZUGFeRD erzeugen
Erstellt ein PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931.
XML lesbar anzeigen
Stellt eingehende XML-Rechnungen übersichtlich dar, damit Positionen und Beträge geprüft werden können.
Rechnungen ablegen
Ordnet Ausgangs- und Eingangsbelege in einer nachvollziehbaren digitalen Ablage.
Kundendaten speichern
Hinterlegt wiederkehrende Adressen und Rechnungsangaben für spätere Belege.
Belege wiederfinden
Ermöglicht die Suche nach Kunde, Rechnungsnummer, Datum oder Betrag.
DATEV-Export vorbereiten
Bereitet Belege und zugehörige Informationen für die Übergabe an ein DATEV arbeitendes Steuerbüro vor.
Änderungen nachvollziehen
Hält die Belegablage so, dass Originaldateien und Bearbeitungsstände nachvollziehbar bleiben.
Was im Betrieb zählt
Sorgfalt beim Beleg, Ruhe im Büro
Eine Rechnung gehört zur abgeschlossenen Arbeit wie ein sauberer Übergabezettel. Handwerksbeleg hilft Ihnen, diesen Teil verlässlich zu erledigen, ohne den Betrieb mit unnötigen Funktionen zu belasten.
- Beim Gewohnten bleibenIhre Rechnungslogik bleibt verständlich und nah an Ihrem bisherigen Formular. Sie müssen keine umfangreiche Bürosoftware für den ganzen Betrieb einführen.
- Auftraggeber bedienenSie können strukturierte Rechnungsformate für die Anforderungen Ihrer Auftraggeber vorbereiten. Damit ist der Rechnungsweg nicht mehr vom PDF allein abhängig.
- Eingänge kontrollierenAuch Rechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern werden lesbar. Sie prüfen den Beleg, bevor er in die Ablage oder zum Steuerbüro geht.
- Übergabe erleichternGeordnete Belege helfen bei Rückfragen und bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Die Unterlagen bleiben bei der Rechnung statt verteilt in Postfächern.
Rechtslage im Blick
Woran sich E-Rechnungen im Handwerk orientieren müssen
Handwerksbeleg wird für die praktischen Anforderungen kleiner Betriebe entwickelt. Maßgeblich bleiben die gesetzlichen Vorgaben und die Anforderungen des jeweiligen Rechnungsempfängers.
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor von Handwerksbeleg und schreibt die Fachbeiträge des Magazins.
Handwerksbeleg befindet sich in der Pilotphase. Gesucht werden Erstanwender aus kleinen Handwerksbetrieben, die ihre tatsächlichen Rechnungswege in die Weiterentwicklung einbringen möchten.
Empfang seit 2025
Unternehmer im inländischen B2B-Geschäft müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; eine vorherige Zustimmung zum Empfang ist nicht erforderlich.
Grundlage: § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz, eingefügt durch das WachstumschancengesetzStrukturierte Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gilt seit 2025 grundsätzlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
Grundlage: § 14 Absatz 1 Satz 3 bis 6 UmsatzsteuergesetzAufbewahrung beachten
Elektronische Rechnungen sind im empfangenen Format aufzubewahren. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen außerdem, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar geführt werden.
Grundlage: § 147 Absatz 2 und Absatz 3 Abgabenordnung; BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024Klare Preise
Ein kleiner Betrag für einen sauberen Rechnungsweg
Sie wählen nur den Umfang, der zu Ihrem Belegaufkommen passt. Der kostenlose Viewer ist für das Lesen eingehender XML-Rechnungen gedacht, die Abos ergänzen das Erstellen und Ablegen.
Viewer
Für Betriebe, die eingehende XML-Rechnungen zunächst nur lesbar öffnen möchten.
0 Eurodauerhaft
- XML-Rechnungen lesbar anzeigen
- XRechnung-Dateien öffnen
- ZUGFeRD-Dateien prüfen
- Keine Rechnungserstellung
Ohne Abo zum Lesen eingehender Belege.
Werkstatt
Für kleine Betriebe mit bis zu 30 Rechnungen im Monat.
9 Europro Monat
- Bis zu 30 Rechnungen monatlich
- XRechnung erstellen
- ZUGFeRD erstellen
- XML-Rechnungen lesbar anzeigen
- Belege geordnet ablegen
Passend für den überschaubaren Rechnungsalltag.
Büro
Für Betriebe mit mehr Rechnungen und regelmäßiger Übergabe ans Steuerbüro.
19 Europro Monat
- Unbegrenzte Rechnungen
- XRechnung erstellen
- ZUGFeRD erstellen
- XML-Rechnungen lesbar anzeigen
- Belegablage
- DATEV-Export fürs Steuerbüro
Für laufende Rechnungsarbeit ohne Mengenbegrenzung.
Alle Preise verstehen sich pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Der Funktionsumfang wird in der Pilotphase gemeinsam mit Erstanwendern weiterentwickelt.
Fragen aus dem Betrieb
Was Handwerksbetriebe zur E-Rechnung wissen wollen
Hier finden Sie Antworten für Betriebe, die bisher mit Word, PDF und dem Steuerbüro arbeiten.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Schildern Sie kurz, wie Sie Rechnungen heute schreiben und welche Dateien Sie erhalten. Wir sagen offen, ob Handwerksbeleg dafür im Pilotstand geeignet ist.
Frage stellenMuss mein Handwerksbetrieb seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Im inländischen B2B-Geschäft müssen Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Praktisch reicht dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Damit die Datei geprüft werden kann, brauchen Sie jedoch eine lesbare Darstellung oder eine passende Software.
Muss ich bereits jede Rechnung als XRechnung versenden?
Nicht in jedem Fall sofort. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen; außerdem kann der Empfänger bestimmte Formate verlangen. Handwerksbeleg hilft dabei, XRechnung oder ZUGFeRD bereitzustellen, wenn ein Auftraggeber eine strukturierte Rechnung benötigt.
Kann ich mein Word-Rechnungsformular weiterverwenden?
Sie können Ihre vertrauten Rechnungsangaben weiter als Grundlage verwenden. Für eine strukturierte E-Rechnung müssen diese Daten zusätzlich in ein geeignetes Format übertragen werden. Handwerksbeleg ist dafür gedacht, den Schritt vom gewohnten Formular zum Rechnungsformat zu vereinfachen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format und wird häufig von öffentlichen Auftraggebern gefordert. ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten. Welches Format passt, hängt von der Vorgabe Ihres Empfängers ab.
Kann ich eine XML-Rechnung kostenlos öffnen?
Ja. Der kostenlose Viewer von Handwerksbeleg ist dafür vorgesehen, eingehende XML-Rechnungen lesbar anzuzeigen. So können Sie prüfen, von wem die Rechnung stammt und welche Positionen sie enthält.
Funktioniert Handwerksbeleg mit meinem DATEV-Steuerbüro?
Im Paket Büro ist ein Export für die Übergabe an DATEV arbeitende Steuerbüros vorgesehen. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro, welche Unterlagen und Übergabewege dort konkret gewünscht sind. Die Buchführung und steuerliche Beratung bleiben Aufgabe Ihres Steuerbüros.
Ist Handwerksbeleg schon fertig verfügbar?
Handwerksbeleg befindet sich in der Pilotphase. Frühe Nutzer können den vorgesehenen Ablauf kennenlernen und Rückmeldungen aus ihrem Betrieb geben. Vor einer verbindlichen Nutzung klären wir gemeinsam, ob der aktuelle Stand zu Ihrem Rechnungsweg passt.
Handwerksbeleg Magazin
Einordnungen für den Rechnungsalltag
Fachbeiträge zu E-Rechnungspflicht, XRechnung, ZUGFeRD und der geordneten Belegablage im kleinen Handwerksbetrieb.
Praxisfall: Eine ZUGFeRD Rechnung im Elektrobetrieb
Ein kleiner Elektrobetrieb rechnet eine abgeschlossene Installation für einen gewerblichen Kunden ab. Der Fall zeigt anhand konkreter Rechnungspositionen, wie aus den Daten eine strukturierte Rechnung wird und was beim Eingang zu prüfen ist.
Praxisfall durchspielen
Vorlagen für den E Rechnungsablauf im Handwerksbetrieb
Für den E Rechnungsablauf braucht es mehr als eine Rechnungsvorlage. Der Beitrag nennt die Unterlagen für Prüfung, Freigabe, Ablage und Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, einschließlich der Aufbewahrungsfristen.
Unterlagen zusammenstellen
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: Was passt zum Betrieb?
Nicht jedes Rechnungsformat erfüllt dieselbe Aufgabe. Der Vergleich hilft bei der Wahl für Auftraggeber, eigene Ausgangsrechnungen und den lesbaren Umgang mit eingehenden Belegen.
Formate vergleichenPilotzugang anfragen
Zeigen Sie uns Ihren Rechnungsweg
Sie schreiben Ihre Rechnungen bisher in Word, erhalten XML-Dateien oder sollen für einen Auftraggeber XRechnung liefern? Beschreiben Sie kurz Ihren Fall, dann klären wir, ob Handwerksbeleg im Pilotstand zu Ihrem Betrieb passt.
- Wir schauen auf Ihren heutigen Rechnungsablauf.
- Wir erklären die passenden Formate verständlich.
- Wir melden uns mit dem nächsten sinnvollen Schritt.
Anfrage für Handwerksbeleg
Ob Viewer, Vorführung oder früher Zugang: Ihre Anfrage hilft uns, Handwerksbeleg an der tatsächlichen Arbeit kleiner Betriebe auszurichten.