Praxisfall: Eine ZUGFeRD Rechnung im Elektrobetrieb

Ein kleiner Elektrobetrieb hat die Unterverteilung in einer gewerblich genutzten Werkstatt montiert und die Arbeiten abgenommen. Nun soll die Rechnung an den Unternehmer nicht nur fachlich sauber, sondern auch als strukturierte E-Rechnung vorliegen. Dieser Praxisfall folgt dem Weg vom Aufmaß bis zur Ablage, mit überschaubaren Positionen, die auch ein Betrieb mit bisheriger Word-Rechnung nachvollziehen kann.

Im Mittelpunkt steht nicht komplizierte Technik, sondern die Sorgfalt bei den Rechnungsdaten. Wer Arbeitsleistung, Material, Steuer und Leistungsdatum sauber dokumentiert, schafft eine belastbare Grundlage für den Kunden, die Buchhaltung und das Steuerbüro. Der Beitrag wurde von dem Autor des Magazins Handwerksbeleg fachlich eingeordnet.

Der Auftrag betrifft eine gewerbliche Werkstatt

Der Kunde ist Inhaber einer inländischen Werkstatt und beauftragt den Elektrobetrieb, eine Unterverteilung zu ergänzen. Es handelt sich damit um einen inländischen Umsatz zwischen zwei Unternehmern, also um einen B2B-Fall. Für diesen Anwendungsfall ist wichtig, ob der Leistungsempfänger die Rechnung als strukturierte E-Rechnung verlangt oder sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben empfangen muss.

Die Rechnung geht nicht an eine Privatperson. Das ist eine wesentliche Abgrenzung: Eine Rechnung an einen privaten Auftraggeber ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, weil sie per E-Mail verschickt wird. Ein PDF aus Word kann lesbar sein, enthält aber regelmäßig keine strukturierten Rechnungsdaten, die eine Software automatisch verarbeiten kann.

Leistung und Empfänger vor der Rechnung klären

Vor dem Schreiben der Rechnung prüft der Betrieb den Auftraggeber, die Rechnungsanschrift und die vereinbarte Leistung. Steht die Werkstatt unter einer abweichenden Firmenbezeichnung oder gehört sie zu einer Gesellschaft, muss die Rechnung den tatsächlichen Leistungsempfänger ausweisen. Die Daten aus Angebot, Auftrag und Aufmaß sollten dabei nicht widersprüchlich sein.

Für den vorliegenden Auftrag eignet sich ZUGFeRD, wenn der Kunde dieses Format akzeptiert. Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Welche Unterschiede zwischen einer einfachen PDF, ZUGFeRD und XRechnung praktisch relevant sind, erläutert der Beitrag XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: Was passt zum Betrieb?.

Berufsehre zeigt sich auch in kleinen Verwaltungsabläufen: Der Betrieb stellt keine Sammelposition aus, die später niemand mehr prüfen kann. Er rechnet die ausgeführte Arbeit so ab, dass Auftraggeber, Buchhaltung und Steuerberater den Vorgang ohne Rückfragen zuordnen können.

Das Aufmaß liefert die Rechnungspositionen

Nach Abschluss der Montage prüft der Monteur sein Aufmaß. Für die Installation wurden zwölf Stunden Montagezeit dokumentiert. Hinzu kommen ein Leitungsschutzschalter und Kleinmaterial. Das Aufmaß ist keine bloße interne Notiz, sondern die Grundlage dafür, dass die Rechnung die Art und den Umfang der Leistung nachvollziehbar beschreibt.

Arbeitszeit getrennt von Material ausweisen

Die erste Position lautet: Montage Unterverteilung, zwölf Stunden zu jeweils 58 Euro. Die Beschreibung kann, soweit sie zum Auftrag passt, ergänzen, welche Arbeiten ausgeführt wurden, etwa Montage, Verdrahtung und Prüfung der ergänzten Unterverteilung. Entscheidend ist, dass Stundenmenge, Einheit und Preis aus den Unterlagen hervorgehen.

Die zweite Position lautet: Leitungsschutzschalter, ein Stück zu 36 Euro. Die dritte Position lautet: Kleinmaterial pauschal zu 24 Euro. Bei Kleinmaterial sollte der Betrieb intern festhalten, was die Pauschale abdeckt, beispielsweise Verbindungsmaterial, Befestigungsmittel oder Beschriftungsmaterial. Nach außen muss die Position verständlich sein und dem tatsächlichen Auftrag entsprechen.

Die Tabelle ersetzt nicht die betriebliche Prüfung. Stimmen Stunden, eingesetztes Material und Auftrag nicht überein, wird zuerst das Aufmaß geklärt und erst danach abgerechnet. Gerade bei kleinen Betrieben verhindert diese Reihenfolge, dass eine unpräzise Rechnung nachträglich korrigiert werden muss.

Aus den Positionen entsteht ein Rechnungsbetrag von 756 Euro netto

Die Berechnung ist kurz, muss aber fehlerfrei sein. Zwölf Stunden Montage zu 58 Euro ergeben 696 Euro netto. Der Leitungsschutzschalter kostet 36 Euro netto, das Kleinmaterial 24 Euro netto. Aus allen drei Positionen entsteht ein Nettoentgelt von 756 Euro.

Rechenweg vor dem Versand kontrollieren

Der Betrieb kontrolliert zunächst die Multiplikation der Arbeitszeit: zwölf mal 58 Euro ergeben 696 Euro. Danach addiert er 696 Euro, 36 Euro und 24 Euro. Das Ergebnis von 756 Euro netto muss sowohl in der sichtbaren Rechnung als auch in den strukturierten Daten identisch sein.

Das ist bei ZUGFeRD besonders wichtig. Der Empfänger kann die PDF ansehen, seine Buchhaltungssoftware verarbeitet jedoch gegebenenfalls die XML-Daten. Weichen etwa Positionssumme, Nettobetrag oder Währung zwischen beiden Darstellungen ab, ist der Vorgang nicht ordentlich. Die erzeugte Datei sollte deshalb vor dem Versand mit einer Ansicht oder Prüfung kontrolliert werden.

• Die Menge der Montagezeit entspricht dem unterschriebenen oder intern freigegebenen Aufmaß.
• Der Einheitspreis entspricht Angebot, Nachtrag oder sonstiger Vereinbarung.
• Die Materialpositionen sind dem Auftrag zuordenbar.
• Die Summe der Positionen ergibt genau 756 Euro netto.
• In PDF und XML stehen dieselben Rechnungswerte.

Eine Rechnung muss nicht lang sein, um prüfbar zu sein. Sie muss aber die tatsächliche Leistung so darstellen, dass der gewerbliche Kunde erkennen kann, wofür er zahlt. Das schützt auch den Betrieb, falls später Fragen zur Abnahme, zu Nachträgen oder zum Materialverbrauch auftauchen.

Die Umsatzsteuer wird mit 19 Prozent ausgewiesen

Auf das Nettoentgelt von 756 Euro entfällt bei diesem Fall Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent. Die Steuer beträgt 143,64 Euro. Nettoentgelt und Umsatzsteuer ergeben einen Rechnungsbetrag von 899,64 Euro.

Steuerbetrag und Steuersatz gehören getrennt auf die Rechnung

Der Betrag muss nicht nur rechnerisch stimmen, sondern auch gesondert ausgewiesen werden. Paragraf 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz verlangt unter anderem das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag. Im Praxisfall gibt es nur einen Steuersatz, dennoch sind Netto, 19 Prozent Umsatzsteuer und Brutto klar voneinander zu trennen.

Der Betrieb darf den Steuerbetrag nicht als unklare Zuschlagsposition behandeln. Auch ein gewerblicher Stammkunde braucht eine ordnungsgemäße Rechnung, wenn er den Vorsteuerabzug prüfen möchte. Die Anforderungen an Rechnungsangaben und die Einordnung strukturierter Rechnungen fasst der Beitrag § 14 UStG: Wann eine E-Rechnung im Handwerk gilt zusammen.

Besondere Sachverhalte können abweichende Angaben verlangen, etwa bei Steuerbefreiungen, dem Übergang der Steuerschuld oder Anzahlungen. Sie liegen in diesem einfachen Montagefall nicht vor. Wenn ein Betrieb unsicher ist, stimmt er die konkrete steuerliche Behandlung vor dem Versand mit seinem Steuerbüro ab.

Die ZUGFeRD Rechnung erhält Pflichtdaten und Leistungsdatum

Jetzt ergänzt der Betrieb die Positionsdaten um die vollständigen Rechnungsangaben. Eine ZUGFeRD-Datei ist nicht dadurch korrekt, dass sie technisch erzeugt wurde. Auch ihr PDF-Teil und die eingebetteten Daten müssen die Pflichtangaben nach Paragraf 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz enthalten, soweit sie für den Fall einschlägig sind.

Diese Angaben werden in den Vorgang übernommen

• Eine eindeutige, fortlaufend vergebene Rechnungsnummer.
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Name und vollständige Anschrift des Elektrobetriebs sowie des Kunden.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Betriebs.
• Art und Umfang der Leistung mit den drei Rechnungspositionen.
• Das Entgelt, der Steuersatz, der Steuerbetrag und der Gesamtbetrag.
• Der Tag, an dem die Montageleistung ausgeführt wurde.
• Das vereinbarte Zahlungsziel mit einer eindeutigen Zahlungsbedingung.

Das Leistungsdatum darf nicht mit dem Rechnungsdatum verwechselt werden. Wurde die Unterverteilung an einem früheren Montagetag fertiggestellt, wird dieser Tag als Zeitpunkt der ausgeführten Leistung angegeben. Fällt er mit dem Ausstellungsdatum zusammen, kann eine eindeutige Formulierung auf der Rechnung diesen Zusammenhang kenntlich machen.

Für eine strukturierte Rechnung sind die Angaben zusätzlich in Datenfeldern abzubilden. Der Betrieb sollte daher nicht nachträglich ein XML-Dokument neben eine PDF legen und es ZUGFeRD nennen. Bei ZUGFeRD werden die strukturierten Rechnungsdaten in die dafür vorgesehene Rechnungsdatei eingebettet; die gewählte Ausprägung muss zur Anforderung des Kunden passen.

Das Zahlungsziel ist keine Nebensache. Eine Formulierung wie „zahlbar innerhalb der vereinbarten Frist“ kann sinnvoll sein, wenn die vertragliche Vereinbarung eindeutig dokumentiert ist. Noch klarer ist ein konkreter Fälligkeitstermin oder eine klare Frist ab Rechnungsdatum, sofern dies mit dem Vertrag übereinstimmt.

Der Betrieb versendet Datei und bewahrt den Vorgang auf

Vor dem Versand fragt der Elektrobetrieb nach der Anforderung des Kunden. Manche Kunden nehmen ZUGFeRD per E-Mail an, andere nutzen ein Lieferantenportal oder verlangen ein bestimmtes Profil. Maßgeblich sind neben den gesetzlichen Voraussetzungen auch die vereinbarte Übermittlungsweise und die technischen Vorgaben des Empfängers.

Versand und Ablage bilden einen gemeinsamen Arbeitsgang

Der Betrieb versendet die erzeugte Rechnungsdatei in dem verlangten Kanal und legt genau diese Datei anschließend unverändert ab. Zur Rechnung gehören im digitalen Vorgang auch Auftrag, Angebot oder Nachtrag, Aufmaß, gegebenenfalls Abnahmeunterlagen sowie ein Nachweis über Versand oder Portalübermittlung. Die Zuordnung über Auftragsnummer und Rechnungsnummer verhindert spätere Sucharbeit.

Für Rechnungen gilt nach Paragraf 14b Umsatzsteuergesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Aufbewahrung muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Bei einer elektronischen Rechnung bedeutet das praktisch, dass nicht nur ein Ausdruck abgeheftet wird, sondern die empfangene oder erzeugte elektronische Datei erhalten bleibt.

Auch beim Rechnungseingang sollte der Betrieb die XML-Datei nicht als unverständlichen Anhang behandeln. Zuerst wird geprüft, ob Lieferant, Bestellbezug, Positionen, Steuer und Betrag plausibel sind. Anschließend wird die Originaldatei dem passenden Auftrag oder Lieferantenvorgang zugeordnet. Eine umsetzbare Reihenfolge dafür bietet die Checkliste zum Einrichten des E-Rechnungsempfangs im Betrieb.

Erkenntnisse aus dem Fall und nächster Schritt

Der Praxisfall zeigt: Aus zwölf Montagestunden, einem Leitungsschutzschalter und Kleinmaterial wird keine anonyme Gesamtsumme, sondern eine prüfbare Rechnung über 756 Euro netto und 899,64 Euro brutto. Die ZUGFeRD-Rechnung verbindet diese kaufmännischen Angaben mit strukturierten Daten. Entscheidend bleiben immer das korrekte Aufmaß, vollständige Pflichtdaten, der richtige Steuerbetrag, das Leistungsdatum und eine geordnete Ablage.

Wer bisher mit Word und PDF arbeitet, kann den Ablauf zunächst mit einer festen Prüfreihenfolge einführen. Für die praktische Umsetzung kann Handwerksbeleg, das aus dem gewohnten Rechnungsformular eine gültige E-Rechnung macht und eingehende E-Rechnungen lesbar sowie ordentlich ablegt, den Übergang unterstützen. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.