§ 14 UStG: Wann eine E Rechnung im Handwerk gilt
§ 14 UStG unterscheidet seit 2025 zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Der Beitrag erklärt, für welche Umsätze die Regel gilt und was das für Angebote, Abschläge und Schlussrechnungen bedeutet.
Seit dem 1. Januar 2025 steht in Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz eine neue Unterscheidung: Rechnungen sind entweder elektronische Rechnungen oder sonstige Rechnungen. Für einen kleinen Handwerksbetrieb ist das keine bloße Frage des Dateianhangs. Wer eine Rechnung sorgfältig erstellt, muss wissen, ob sein Auftrag rechtlich eine strukturierte E Rechnung verlangt, ob eine Übergangsregel gilt und was beim Empfänger ankommen muss.
Das betrifft besonders Betriebe, die Angebote und Rechnungen bisher mit Word schreiben, während das Steuerbüro über DATEV arbeitet. Eine XML Datei wirkt zunächst unlesbar, kann aber gerade der gesetzlich vorgesehene Datensatz sein. Unser Autor für E Rechnungen im Handwerk erläutert die Rechtslage für die tägliche Abrechnung, ohne aus einem Angebot vorschnell eine Rechnung zu machen.
Eine E Rechnung muss strukturiert und elektronisch verarbeitet werden können
Paragraf 14 Absatz 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz, kurz UStG, definiert die elektronische Rechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Entscheidend ist außerdem, dass ihre elektronische Verarbeitung möglich ist. Eine Datei ist also nicht schon deshalb eine E Rechnung, weil sie per E Mail eingeht.
Das strukturierte Format muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, EN 16931, entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Bei einem interoperablen Format müssen die gesetzlich geforderten Angaben richtig und vollständig in ein Format der EN 16931 extrahiert werden können. Diese Anforderung sichert, dass Buchhaltungssysteme Rechnungsdaten ohne Abschreiben oder fehleranfälliges Abtippen weiterverarbeiten können.
Der sichtbare Beleg und die Rechnungsdaten
Eine E Rechnung darf für Menschen lesbar aufbereitet werden. Das ist im Handwerk wichtig, weil Bauleitung, Büro und Steuerbüro Positionen, Mengen, Leistungszeit und Umsatzsteuer prüfen müssen. Rechtlich maßgeblich bleiben bei einer strukturierten E Rechnung jedoch die strukturierten Daten, wenn Darstellung und Datensatz voneinander abweichen.
Die Inhalte des Rechnungsdokuments müssen weiterhin die Pflichtangaben aus Paragraf 14 Absatz 4 UStG erfüllen. Dazu gehören je nach Fall insbesondere Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer, leistender Unternehmer, Leistungsempfänger, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Das Format ersetzt keine Prüfung der Angaben.
- Eine E Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann.
- Eine visuelle Ansicht hilft bei der Prüfung, macht die Datei aber nicht erst zur E Rechnung.
- Die Anforderungen an Inhalt, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit bestehen neben der Formatfrage fort.
XRechnung und ZUGFeRD können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen
XRechnung und ZUGFeRD sind verbreitete Wege, um die Anforderungen zu erfüllen. Eine XRechnung ist üblicherweise eine reine strukturierte XML Rechnung. Sie enthält keinen gestalteten Papierbeleg, kann aber durch geeignete Programme lesbar angezeigt und verarbeitet werden.
ZUGFeRD verbindet häufig eine PDF Ansicht mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Für die E Rechnungsfähigkeit kommt es nicht auf den Namen ZUGFeRD an, sondern darauf, dass das verwendete Profil die Anforderungen der EN 16931 erfüllt. Ein Betrieb sollte daher im Programm und bei der Abstimmung mit dem Auftraggeber das konkrete Profil prüfen.
Warum ein normales PDF nicht genügt
Ein per E Mail versandtes PDF kann alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten und dennoch nur eine sonstige Rechnung sein. Es enthält regelmäßig keinen strukturierten Datensatz, den ein Buchhaltungsprogramm auslesen kann. Ein gescanntes Papierdokument und ein Bildformat sind ebenfalls keine E Rechnungen im Sinn des Paragrafen 14 UStG.
Die Einordnung ist praktisch bedeutsam: Für Umsätze, bei denen die Pflicht zur E Rechnung bereits greift, ist ein bloßes PDF nicht das vorgeschriebene Format. Für Übergangszeiträume kann eine sonstige Rechnung unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin zulässig sein. Einen verständlichen Vergleich der Formate bietet der Beitrag XRechnung, ZUGFeRD oder PDF im Vergleich für Handwerksbetriebe.
| Format | Typische Eigenschaft | Einordnung |
|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML Daten | Kann die Anforderungen erfüllen |
| ZUGFeRD | PDF Ansicht mit eingebetteten Daten | Kann die Anforderungen erfüllen, wenn das Profil EN 16931 entspricht |
| Normales PDF | Optisch lesbar, regelmäßig ohne strukturierte Daten | Sonstige Rechnung |
Die Pflicht betrifft inländische B2B Umsätze
Der Kernbereich der neuen Regel sind Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. B2B bedeutet hier nicht einfach, dass auf der Baustelle ein Firmenname genannt wird. Der Leistungsempfänger muss Unternehmer sein und die Leistung für sein Unternehmen beziehen. Der Leistende muss ebenfalls als Unternehmer handeln.
Für die Ansässigkeit im Inland stellt das Gesetz auf Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte inländische Betriebsstätte ab. Eine inländische Betriebsstätte genügt nicht automatisch: Sie muss bei dem konkreten Umsatz beteiligt sein. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten sollte der Betrieb die Einordnung mit dem Steuerbüro klären, statt aus einer deutschen Rechnungsadresse auf eine inländische Ansässigkeit zu schließen.
Empfang seit 2025, Ausstellung nach Übergangsrecht
Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E Rechnungen empfangen können. Das bedeutet nicht, dass jede Rechnung ab diesem Tag sofort nur noch strukturiert ausgestellt werden durfte. Paragraf 27 Absatz 38 UStG enthält Übergangsregelungen für die Ausstellung sonstiger Rechnungen.
Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für Umsätze bis Ende 2027 gilt dies weiter, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Außerdem bleibt der Einsatz elektronischer Datenaustauschverfahren unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 möglich. Ab 2028 endet diese allgemeine Übergangsphase für die betroffenen inländischen B2B Umsätze.
Der Empfänger sollte deshalb nicht abwarten, bis der erste Industriekunde ein bestimmtes Format verlangt. Er braucht einen Empfangsweg, eine Lesemöglichkeit und eine geordnete Ablage. Konkrete Arbeitsschritte fasst die Checkliste zum Einrichten des E Rechnungsempfangs zusammen.
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind ausgenommen
Paragraf 14 Absatz 2 Satz 3 UStG nimmt Rechnungen über Kleinbeträge nach Paragraf 33 Umsatzsteuer Durchführungsverordnung, kurz UStDV, und Fahrausweise nach Paragraf 34 UStDV von der Pflicht zur Ausstellung als E Rechnung aus. Bei Kleinbetragsrechnungen liegt die maßgebliche Grenze bei einem Gesamtbetrag von 250 Euro.
Die Ausnahme betrifft die Formpflicht zur E Rechnung, nicht die Sorgfalt bei der Abrechnung. Eine Kleinbetragsrechnung muss die vereinfachten Angaben des Paragrafen 33 UStDV enthalten. Für typische Handwerksleistungen mit detaillierten Positionen, Abschlägen oder höheren Rechnungsbeträgen wird diese Ausnahme oft keine Rolle spielen.
Die Ausnahme passend anwenden
Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung, nicht ein frei gewähltes Aufteilen eines zusammenhängenden Auftrags. Wer eine Werkleistung künstlich in Kleinbeträge zerlegt, löst damit keine sichere Vereinfachung aus. Bei Zweifeln ist eine vollständige, strukturierte Rechnung der verlässlichere Weg.
Fahrausweise nach Paragraf 34 UStDV sind für die gewöhnliche Handwerksrechnung selten einschlägig. Die Regel ist dennoch wichtig, weil sie zeigt: Nicht jede steuerlich anerkannte Rechnung im Unternehmensalltag fällt automatisch unter die E Rechnungspflicht.
Privatkundenrechnungen fallen nicht in diese B2B Regel
Eine Rechnung an einen Privatkunden fällt nicht unter die B2B Regel des Paragrafen 14 Absatz 2 UStG zur E Rechnung. Das gilt etwa für die Rechnung einer Fliesenlegerin an den privaten Bauherrn oder eines Elektrikers an eine Familie für Arbeiten in deren Wohnung. Der Betrieb kann eine E Rechnung nutzen, muss es wegen dieser B2B Vorschrift aber nicht.
Davon getrennt sind andere Rechnungspflichten. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer besteht nach Paragraf 14 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 UStG eine Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Diese Pflicht entscheidet über das Ob und den Zeitpunkt der Rechnung, nicht automatisch über die B2B Formatpflicht.
Auch bei Bauleistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer nach Paragraf 13b UStG schuldet, sind Rechnungsangaben besonders sorgfältig zu prüfen. Ob der Auftraggeber Unternehmer ist, ob er die Leistung unternehmerisch bezieht und ob eine Sonderregel greift, hängt vom Einzelfall ab. Das Steuerbüro sollte diese Einordnung vor der ersten Rechnung bestätigen.
Abschläge und Schlussrechnung brauchen einen stimmigen Bezug
Ein Angebot ist noch keine Rechnung und muss daher nicht als E Rechnung erstellt werden. Es dient der Vereinbarung von Leistung, Preis und Umfang. Erst wenn ein Betrieb eine Zahlung abrechnet oder eine bereits ausgeführte Leistung in Rechnung stellt, greifen die Rechnungsregeln. Auch eine Anzahlungsrechnung kann daher im betroffenen inländischen B2B Fall als E Rechnung auszustellen sein.
Anzahlungsrechnungen müssen die Pflichtangaben nach Paragraf 14 Absatz 4 UStG enthalten. Bei noch nicht ausgeführter Leistung muss erkennbar sein, welche künftige Leistung die Anzahlung betrifft. Die Angabe des voraussichtlichen Zeitpunkts der Leistung ist erforderlich, sofern er feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist.
Die Schlussrechnung macht den Verlauf nachvollziehbar
In der Schlussrechnung müssen bereits vereinnahmte und abgerechnete Anzahlungen nachvollziehbar berücksichtigt werden. Sie sollte eindeutig auf Auftrag, Leistungszeitraum und frühere Abschlags oder Anzahlungsrechnungen Bezug nehmen. Das schützt beide Seiten: Der Auftraggeber kann den Zahlungsstand prüfen, der Betrieb vermeidet doppelte Umsatzsteuerbeträge oder unklare Restforderungen.
Für eine Zimmerei mit Baufortschrittszahlungen empfiehlt sich eine fortlaufende interne Übersicht. Darin stehen Auftragsnummer, Abschlagsnummer, Rechnungsdatum, abgerechnete Leistung, Zahlungsbetrag und verbleibender Rest. Diese Übersicht ersetzt die Rechnung nicht, sorgt aber dafür, dass die strukturierten Daten und die PDF Ansicht bei jedem Abschlag dieselbe Geschichte erzählen.
Rechtslage sauber umsetzen und den Rechnungsweg früh vorbereiten
Paragraf 14 UStG verlangt eine E Rechnung für die erfassten inländischen B2B Umsätze in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format. XRechnung und passende ZUGFeRD Profile können diese Aufgabe erfüllen, ein bloßes PDF nicht. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind ausgenommen, Privatkundenrechnungen gehören nicht zu dieser B2B Formatregel. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsregeln, den Empfang müssen Betriebe jedoch bereits beherrschen.
Berufsehre zeigt sich auch in einer Rechnung, die fachlich stimmt, beim Kunden lesbar ankommt und im Steuerbüro ohne Rätsel verarbeitet werden kann. Handwerksbeleg macht aus dem gewohnten Rechnungsformular eine gültige E Rechnung, macht eingehende E Rechnungen lesbar und legt sie ordentlich ab. Wenn Sie den Ablauf vorführen lassen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Prüfen Sie zuvor gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro Ihre Auftraggebergruppen, Übergangsfristen und Abschlagsabläufe.
