E Rechnungen: Fristen von 2025 bis 2028 im Überblick
Für den Empfang gilt seit 2025 eine klare Pflicht, für das Ausstellen bestehen Übergangsfristen. Der Beitrag ordnet Stichtage, die Sechsmonatsfrist für Rechnungen und die Aufbewahrung im Kalender ein.
Seit dem 1. Januar 2025 hat sich im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eine Pflicht verschoben: Betriebe müssen E Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten dagegen gestaffelte Übergangsfristen. Wer bisher Angebote und Rechnungen in Word erstellt, sollte deshalb zwei Fragen getrennt betrachten: Kann der Betrieb strukturierte Rechnungen annehmen und lesen, und ab wann muss er sie selbst versenden?
Sorgfalt bei Rechnungen ist mehr als Büroarbeit. Eine Rechnung dokumentiert, was geleistet, vereinbart und abgerechnet wurde. Für kleine Handwerksbetriebe lohnt sich ein Fristenkalender, der Empfang, Versand, Ausstellung und Archivierung sauber auseinanderhält. Der Autor dieses Beitrags ordnet die gesetzlichen Termine für die betriebliche Praxis ein.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer E Rechnungen empfangen können
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E Rechnungen zu empfangen. Die Empfangspflicht betrifft Rechnungen über inländische B2B Umsätze, also Leistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer. Sie gilt auch für kleine Handwerksbetriebe, unabhängig davon, ob sie selbst bereits verpflichtet sind, E Rechnungen auszustellen.
Es genügt nicht, lediglich ein PDF per E Mail öffnen zu können. Ein einfaches PDF ist seit der Neufassung des Umsatzsteuergesetzes grundsätzlich keine E Rechnung. Es kann weiterhin eine sonstige Rechnung sein, soweit die Übergangsregeln das zulassen.
Was das Gesetz als E Rechnung bezeichnet
Paragraf 14 Absatz 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz, kurz UStG, definiert die E Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Dieses Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger vereinbart sein sowie die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben ermöglichen.
In der Praxis begegnen Handwerksbetrieben häufig XML Dateien, XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD kann eine lesbare PDF Ansicht enthalten sein, entscheidend für die E Rechnung ist jedoch der strukturierte Datensatz. Wie sich Formate und ein normales PDF unterscheiden, erläutert der Beitrag XRechnung, ZUGFeRD oder PDF im Vergleich für Handwerksbetriebe.
Empfang praktisch einrichten
Der Betrieb braucht einen Empfangsweg, etwa ein E Mail Postfach, über das strukturierte Dateien angenommen werden können. Der Rechnungsaussteller darf nicht verlangen, dass der Empfänger ein bestimmtes kostenpflichtiges Portal nutzt, wenn kein entsprechender Zugang vereinbart wurde. Für den Empfang reicht ein E Mail Postfach grundsätzlich aus, sofern die Dateien dort entgegengenommen und anschließend geordnet verarbeitet werden können.
Entscheidend ist außerdem, dass jemand die Rechnung lesbar macht, auf Pflichtangaben und Leistung prüft und sie revisionssicher ablegt. Eine XML Datei nur auszudrucken, löst dieses Problem nicht vollständig. Eine praxistaugliche Reihenfolge zeigt die Checkliste zum Einrichten des E Rechnungsempfangs im Betrieb.
Bis zum 31. Dezember 2026 gelten Übergangsregeln für den Versand
Für das Ausstellen von Rechnungen besteht bis zum Ablauf des 31. Dezember 2026 eine allgemeine Übergangsregel. Nach Paragraf 27 Absatz 38 UStG dürfen Unternehmer für inländische B2B Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Das betrifft insbesondere Papierrechnungen und Rechnungen als einfache PDF Datei.
Wer eine sonstige Rechnung elektronisch übermittelt, benötigt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. Das folgt aus Paragraf 14 Absatz 1 UStG. Bei einer Papierrechnung stellt sich diese Zustimmungsfrage nicht, sie darf innerhalb der Übergangsfrist weiterhin verwendet werden.
Was Betriebe bis Ende 2026 tun sollten
Die Übergangszeit ist kein Grund, den Empfang aufzuschieben. Ein Betrieb kann schon 2025 eine strukturierte Eingangsrechnung von Lieferanten, Generalunternehmern oder gewerblichen Auftraggebern erhalten. Zugleich kann er eigene PDF Rechnungen noch nutzen, wenn die Voraussetzungen der Übergangsregel erfüllt sind.
- Den Empfangskanal für strukturierte Rechnungen festlegen und regelmäßig überwachen.
- Festlegen, wer Eingangsrechnungen sachlich prüft und wer sie an die Buchhaltung weitergibt.
- Rechnungsvorlagen darauf prüfen, ob alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 Absatz 4 UStG vorhanden sind.
- Mit dem Steuerbüro abstimmen, wie Belege und strukturierte Daten an DATEV übergeben werden.
- Den eigenen Versand rechtzeitig testen, bevor ein Auftraggeber eine strukturierte Rechnung verlangt.
Eine Rechnung darf nicht nur deshalb ungeprüft bezahlt werden, weil sie technisch neu aussieht. Berufliche Sorgfalt bedeutet, die ausgeführte Leistung, den Rechnungsbetrag, den Steuerausweis und den richtigen Auftrag zu prüfen. Das gilt für XML Rechnungen ebenso wie für Papierbelege.
Bis Ende 2027 gilt für bestimmte Betriebe eine längere Übergangszeit
Für Umsätze, die im Jahr 2027 ausgeführt werden, verlängert Paragraf 27 Absatz 38 UStG die Möglichkeit für sonstige Rechnungen unter einer Bedingung. Der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr darf nicht mehr als 800.000 Euro betragen haben. Maßgeblich ist damit für eine Rechnung im Jahr 2027 grundsätzlich der Gesamtumsatz des Jahres 2026.
Diese Grenze betrifft den ausstellenden Unternehmer, nicht den Rechnungsempfänger. Ein kleiner Fliesenleger kann daher bis Ende 2027 unter die verlängerte Übergangsregel fallen, während sein größerer Lieferant schon früher strukturierte E Rechnungen ausstellen muss. Umgekehrt muss auch der kleine Betrieb strukturierte Eingangsrechnungen empfangen können.
Gesamtumsatz richtig einordnen
Der Begriff Gesamtumsatz knüpft an Paragraf 19 Absatz 3 UStG an. Für die Prüfung ist nicht nur ein einzelner Auftrag oder ein bestimmter Kunde relevant. Wer nahe an der Grenze liegt oder besondere Umsatzvorgänge hat, sollte die Einordnung mit dem Steuerbüro klären, statt die Frist allein aus einer überschlägigen Einnahmenliste abzuleiten.
Paragraf 27 Absatz 38 UStG erlaubt außerdem bis Ende 2027 weiterhin die Übermittlung von Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch, dem EDI Verfahren. Diese Sonderregel betrifft etablierte strukturierte Austauschverfahren. Sie bedeutet nicht, dass jede beliebige Datei oder ein per E Mail versandtes PDF dadurch automatisch zur E Rechnung wird.
| Zeitraum | Regel für den Versand im inländischen B2B Geschäft |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | E Rechnungen müssen empfangen werden können. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Sonstige Rechnungen bleiben für alle Unternehmer zulässig. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Sonstige Rechnungen bleiben zulässig, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. EDI ist nach der Übergangsregel ebenfalls weiter möglich. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die allgemeinen Übergangsregeln laufen aus. |
Ab dem 1. Januar 2028 ist die strukturierte E Rechnung der Regelfall
Ab dem 1. Januar 2028 laufen die Übergangsregelungen des Paragrafen 27 Absatz 38 UStG aus. Für inländische B2B Umsätze ist dann grundsätzlich eine E Rechnung nach den Vorgaben des Paragrafen 14 UStG auszustellen. Ein bloßes Word Dokument oder ein daraus erzeugtes einfaches PDF reicht dafür regelmäßig nicht aus.
Der Regelfall betrifft nicht jede Rechnung ohne Ausnahme. Die umsatzsteuerrechtlichen Ausnahmen und Sonderregelungen, etwa für bestimmte Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise oder steuerfreie Umsätze, bleiben bei der Beurteilung wichtig. Auch besondere Sachverhalte, etwa Leistungen an Privatkunden oder grenzüberschreitende Umsätze, sind nicht vorschnell mit dem inländischen B2B Fall gleichzusetzen.
Früh umstellen, statt unter Zeitdruck zu arbeiten
Wer schon vor 2028 strukturiert versenden kann, reduziert Rückfragen von Auftraggebern und vermeidet parallele Notlösungen. Vor dem ersten Versand sollte der Betrieb prüfen, ob Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Umsatzsteuer korrekt in den strukturierten Daten stehen.
Besonders bei Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Gutschriften und Rechnungsberichtigungen ist eine fachliche Prüfung sinnvoll. Die technische Datei muss zur tatsächlich vereinbarten und erbrachten Leistung passen. Die Details zur gesetzlichen Einordnung fasst der Beitrag Paragraf 14 UStG und die Gültigkeit von E Rechnungen im Handwerk zusammen.
Für die Rechnungsausstellung gilt regelmäßig eine Frist von sechs Monaten
Die E Rechnungspflicht ersetzt nicht die allgemeine Frist für die Rechnungsausstellung. Paragraf 14 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 UStG verlangt regelmäßig, dass eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt wird. Die Vorschrift betrifft steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen, soweit diese nicht Unternehmer sind.
Für viele Handwerksaufträge ist entscheidend, wann die Leistung ausgeführt ist. Bei einer abgeschlossenen Fliesenarbeit, einer Montage oder einer Reparatur ist das regelmäßig der Zeitpunkt, zu dem die Leistung fertig erbracht ist. Nicht der Tag, an dem die Rechnung in Word geschrieben wird, bestimmt den Fristbeginn.
Die Frist im Arbeitsablauf sichern
Ein Betrieb sollte deshalb die Fertigmeldung auf der Baustelle, den Lieferschein, das Abnahmeprotokoll oder einen vergleichbaren Leistungsnachweis so ablegen, dass die Rechnung zeitnah erstellt werden kann. Bei Werkleistungen kann die Abnahme im Einzelfall für die umsatzsteuerliche Einordnung bedeutsam sein. Bei unklaren Vertragslagen oder Teilabnahmen sollte das Steuerbüro einbezogen werden.
Die Sechsmonatsfrist ist eine Höchstfrist, kein sinnvoller Zieltermin für die tägliche Praxis. Wer zeitnah abrechnet, hat eine bessere Grundlage für die eigene Liquiditätsplanung, für Rückfragen des Kunden und für eine ordentliche Buchführung. Bei Vorauszahlungen und Teilleistungen können zusätzliche Regeln gelten.
Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt
Nach Paragraf 14b Absatz 1 UStG müssen Unternehmer Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für empfangene Rechnungen beginnt sie mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Unternehmer sie erhalten hat.
Eine im Laufe eines Kalenderjahres ausgestellte oder empfangene Rechnung bleibt damit über den Jahreswechsel hinaus aufzubewahren. Erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist darf sie nach dieser Vorschrift vernichtet werden. Andere steuerliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungsregeln können im Einzelfall zusätzlich zu beachten sein.
Elektronische Rechnungen unverändert archivieren
Elektronisch empfangene Rechnungen sind nach Paragraf 14b Absatz 1 UStG elektronisch aufzubewahren. Bei einer E Rechnung gehört deshalb die strukturierte Originaldatei ins Archiv. Eine bloße ausgedruckte Version ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht.
Die Aufbewahrung muss nachvollziehbar sein. Die Rechnung muss auffindbar, lesbar und gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein. Eine Sichtansicht hilft beim Prüfen im Alltag, ersetzt aber nicht den originalen strukturierten Datensatz. Auch E Mails oder weitere Unterlagen können aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie für das Verständnis oder den Nachweis des Geschäftsvorfalls erforderlich sind.
Fristen sauber planen und den Rechnungsalltag ordnen
Für den Betrieb ergibt sich ein klarer Kalender: E Rechnungen müssen seit 2025 empfangen werden können. Sonstige Rechnungen dürfen im Versand grundsätzlich bis Ende 2026 genutzt werden. Bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr kann die Übergangszeit für Umsätze im Jahr 2027 länger gelten. Ab 2028 ist die strukturierte E Rechnung im inländischen B2B Geschäft grundsätzlich der Maßstab.
Daneben bleibt die Rechnungsfrist von regelmäßig sechs Monaten nach Leistungsausführung bestehen, und Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Wer diese Termine mit einem festen Ablauf für Baustellenunterlagen, Rechnungsprüfung und Archivierung verbindet, schützt die eigene Arbeit und schafft eine verlässliche Grundlage für das Steuerbüro.
Handwerksbeleg macht aus dem gewohnten Rechnungsformular eine gültige E Rechnung, macht eingehende E Rechnungen lesbar und legt sie ordentlich ab. Informationen zur Vorführung oder zum frühen Zugang erhalten Sie über das Kontaktformular. Handwerksbeleg für gültige E Rechnungen und lesbare Eingangsbelege unterstützt dabei, den Ablauf ohne Bruch zwischen Werkstatt, Büro und Buchhaltung einzurichten.
