Was sich bei E Rechnungen im Handwerk geändert hat
Seit 2025 ist der Empfang strukturierter E Rechnungen keine Zukunftsfrage mehr. Der Beitrag zeichnet die eingeführten Regeln und die bereits festgelegten Übergangsstufen bis 2028 nach.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen keine bloße Digitalisierungsoption mehr. Handwerksbetriebe müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können, auch wenn sie selbst ihre Angebote und Rechnungen noch in Word erstellen. Das betrifft die Zimmerei ebenso wie den Fliesenlegerbetrieb oder die kleine Elektrofirma.
Die Änderung verlangt vor allem Sorgfalt im Belegablauf. Eine XML Datei ist kein unverständlicher Sonderfall, sondern kann das steuerlich maßgebliche Rechnungsoriginal sein. Wer den Empfang, die Sichtprüfung und die Ablage sauber organisiert, schützt den eigenen Betrieb und schafft eine verlässliche Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.
Das Wachstumschancengesetz hat den Rechnungsbegriff neu gefasst
Auslöser der neuen Regeln ist das Wachstumschancengesetz. Es hat den Umsatzsteuerbegriff der Rechnung in Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz, kurz UStG, zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Entscheidend ist nicht mehr allein, ob eine Rechnung elektronisch versandt wird, sondern ob ihr Format eine strukturierte elektronische Verarbeitung erlaubt.
Paragraf 14 Absatz 1 UStG unterscheidet nun zwischen der elektronischen Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format muss die elektronische Verarbeitung ermöglichen und die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
Der neue Begriff ist enger als „digital“
Eine Rechnung kann auf dem Bildschirm erscheinen und trotzdem keine E Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn sein. Der Gesetzgeber trennt damit die bloße Übermittlung auf elektronischem Weg von Daten, die Rechnungsprogramme auslesen, prüfen und weiterverarbeiten können. Für Betriebe ist diese Unterscheidung wichtig, weil Auftraggeber künftig häufig ein bestimmtes strukturiertes Format verlangen.
Als E Rechnungen kommen insbesondere Formate in Betracht, die der EN 16931 entsprechen. XRechnung ist ein verbreitetes rein strukturiertes Format. ZUGFeRD kann ebenfalls eine E Rechnung sein, wenn das eingebettete strukturierte Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Welches Format ein Auftraggeber verlangt, ergibt sich aus der Vereinbarung, aus seinem Bestellportal oder bei öffentlichen Auftraggebern aus den jeweiligen Vorgaben.
Die Regelung betrifft in erster Linie Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht in diese Pflicht zum Empfang strukturierter E Rechnungen. Auch besondere umsatzsteuerliche Fälle müssen Betriebe anhand der konkreten Leistung prüfen lassen. Für die Grundfrage, ob eine Rechnung technisch lesbar und ordentlich abzulegen ist, bleibt ein klarer Ablauf aber in jedem Fall sinnvoll.
Der Empfang strukturierter Rechnungen gilt seit Anfang 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer für inländische B2B Umsätze E Rechnungen empfangen können. Der Rechnungsaussteller braucht für die Übermittlung einer gesetzlich definierten E Rechnung grundsätzlich keine Zustimmung des Empfängers mehr. Ein kleiner Handwerksbetrieb kann deshalb nicht darauf verweisen, dass er weiterhin nur PDF Dateien oder Papierrechnungen verarbeiten möchte.
Empfangsbereit heißt nicht, jedes Format selbst lesen zu müssen
Für die Empfangsbereitschaft genügt nach der Verwaltungsauffassung regelmäßig ein E Mail Postfach. Eine besondere Plattform oder ein kostenpflichtiges Beschaffungssystem ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben. Der Betrieb muss jedoch sicherstellen, dass Nachrichten dort nicht unbeachtet liegen bleiben und dass die enthaltenen Rechnungsdaten verfügbar gemacht werden können.
Eine XML Datei lässt sich in einem normalen Textprogramm oft nicht sinnvoll lesen. Das entbindet den Betrieb aber nicht von der Prüfung. Praktisch braucht es eine Ansicht, welche Pflichtangaben, Rechnungsbetrag, Leistungsdatum, Absender und Positionen verständlich darstellt. Wie Sie Postfach, Zuständigkeit und Vertretung in kleinen Schritten organisieren, fasst die Checkliste zum E Rechnungsempfang im Betrieb zusammen.
Zur Berufsehre gehört, einen Beleg vor der Zahlung nicht nur technisch anzunehmen, sondern fachlich zu prüfen. Stimmen Bestellung, Lieferschein oder Aufmaß mit der Rechnung überein? Ist der Absender plausibel? Eine lesbare Darstellung hilft bei dieser kaufmännischen Kontrolle, ersetzt sie aber nicht.
Ein PDF gilt nicht mehr automatisch als E Rechnung
Ein per E Mail versandtes PDF ist weiterhin eine elektronische Übermittlung, aber seit 2025 regelmäßig keine elektronische Rechnung im neuen Sinn. Es zählt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Dasselbe gilt für ein eingescanntes Papierdokument, eine Bilddatei oder ein unstrukturiertes Dokument aus einem Textprogramm.
Bild und Datenstruktur sind verschiedene Dinge
Ein PDF bildet hauptsächlich ab, wie eine Rechnung aussieht. Es enthält nicht zwingend maschinenlesbare Daten, die sich sicher in Buchhaltung und Zahlungsfreigabe übernehmen lassen. Eine strukturierte E Rechnung enthält dagegen Rechnungsinformationen in festgelegten Datenfeldern. Bei einem hybriden ZUGFeRD Dokument kann zusätzlich eine menschenlesbare PDF Ansicht vorhanden sein.
Bei hybriden Formaten sollten Betriebe die strukturierte Datei nicht durch das PDF ersetzen. Für die umsatzsteuerliche Verarbeitung ist bei einer E Rechnung grundsätzlich der strukturierte Teil maßgeblich. Abweichungen zwischen Sichtansicht und strukturierten Daten sind deshalb ein Anlass, die Rechnung nicht ungeprüft weiterzugeben und gegebenenfalls beim Aussteller eine Korrektur anzufordern.
Die Frage, ob ein konkretes Dokument als E Rechnung gilt, hängt vom Format und seiner Ausgestaltung ab, nicht vom Dateinamen. Der Beitrag XRechnung, ZUGFeRD oder PDF im Vergleich für den Handwerksbetrieb erläutert die praktischen Unterschiede. Für Paragraf 14 UStG genügt es nicht, eine Datei einfach „E Rechnung“ zu nennen.
Für den Versand hat der Gesetzgeber Übergangsstufen festgelegt
Die Empfangspflicht begann sofort, für das Ausstellen und Versenden gelten jedoch Übergangsregelungen. Paragraf 27 Absatz 38 UStG erlaubt für Umsätze, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, weiterhin sonstige Rechnungen. Der Betrieb darf in diesem Zeitraum also grundsätzlich noch Papierrechnungen oder PDF Rechnungen ausstellen, soweit keine andere Vereinbarung mit dem Kunden entgegensteht.
Die Frist bis Ende 2027 gilt nicht für jeden Betrieb gleich
Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 verlängert sich diese Möglichkeit, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Maßgeblich ist dabei die gesetzliche Umsatzgrenze, nicht die Zahl der Beschäftigten. Daneben lässt Paragraf 27 Absatz 38 UStG unter den dort genannten Voraussetzungen bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren bis Ende 2027 weiter zu.
Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase für inländische B2B Umsätze. Dann ist für Rechnungen, die unter die gesetzliche E Rechnungspflicht fallen, das strukturierte Format der Regelfall ohne diese Übergangserleichterungen. Vertragsbedingungen können schon vorher bestimmte Formate verlangen. Wer für Industrieunternehmen oder öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollte deshalb nicht allein auf die gesetzliche Endfrist schauen.
| Zeitraum | Gesetzliche Lage beim Versand im inländischen B2B Bereich |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Strukturierte E Rechnungen müssen empfangen werden können. Für den Versand bestehen Übergangsregeln. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Sonstige Rechnungen bleiben nach Paragraf 27 Absatz 38 UStG grundsätzlich zulässig. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Die verlängerte Übergangsregel kann bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr gelten, außerdem für die gesetzlich genannten EDI Fälle. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die allgemeinen Übergangserleichterungen für das Ausstellen sonstiger Rechnungen laufen aus. |
Eine vollständige zeitliche Einordnung bietet auch der Beitrag E Rechnungen, Fristen von 2025 bis 2028 im Überblick. Im Einzelfall bleiben die Art des Umsatzes, der Sitz der Beteiligten und vertragliche Vorgaben zu berücksichtigen.
Die Umstellung betrifft auch die Ablage der Originaldaten
Mit dem Empfang einer XML Rechnung beginnt nicht nur eine technische Aufgabe. Der Betrieb muss die Datei so aufbewahren, dass der Geschäftsvorfall nachvollziehbar bleibt. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, verlangen Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung sowie Unveränderbarkeit.
Die XML Datei gehört in die Belegablage
Die lesbare Ansicht ist hilfreich für die tägliche Freigabe. Sie ist aber nicht automatisch ein Ersatz für die empfangene strukturierte Originaldatei. Bewahren Sie deshalb die XML Datei oder bei hybriden Formaten die vollständige Originaldatei zusammen mit einer lesbaren Darstellung, dem Prüfvermerk und den zugehörigen Unterlagen ab.
Eine nachvollziehbare Ablage beantwortet später einfache Fragen ohne langes Suchen: Wann ging die Rechnung ein, wer hat sie geprüft, welche Leistung steht dahinter und welche Datei wurde ursprünglich empfangen? Änderungen an Rechnungsdaten dürfen nicht unbemerkt die Belegspur verwischen. Korrekturen erfolgen über nachvollziehbare Verfahren und nicht durch stilles Überschreiben des Originals.
Für die Übergabe an das DATEV Steuerbüro sollte der Betrieb abstimmen, wie die Originaldaten, Sichtbelege und Buchungsinformationen ankommen. Ein Steuerbüro kann die Organisation unterstützen, die Verantwortung für vollständige Unterlagen im Betrieb bleibt jedoch bestehen. Bei offenen Fragen zu Umsatzsteuer oder Aufbewahrung ist eine Prüfung des konkreten Falls mit dem Steuerbüro sinnvoll.
Bis 2028 kann der Betrieb den Ablauf schrittweise festigen
Die Übergangszeit erlaubt eine geordnete Einführung statt einer hektischen Umstellung kurz vor Ablauf der Fristen. Ein kleiner Betrieb braucht dafür keinen großen IT Plan, wohl aber klare Zuständigkeiten. Sorgfalt zeigt sich darin, dass jeder Beleg vom Eingang bis zur Übergabe nachvollziehbar behandelt wird.
Eine sinnvolle Reihenfolge für den Betrieb
- Empfang einrichten: Legen Sie ein überwachtes Rechnungs E Mail Postfach fest und bestimmen Sie Vertretungen für Urlaub und Krankheit.
- Belege lesbar prüfen: Sorgen Sie dafür, dass XML und hybride Rechnungen verständlich angezeigt werden. Prüfen Sie Leistung, Betrag, Absender und Bezug zum Auftrag vor der Zahlungsfreigabe.
- Ausgangsrechnungen umstellen: Klären Sie bei wichtigen Auftraggebern frühzeitig das gewünschte Format und testen Sie die Übermittlung zunächst mit einzelnen Rechnungen.
- Zusammenarbeit testen: Stimmen Sie mit dem DATEV Steuerbüro ab, welche Dateien und Informationen übergeben werden, und kontrollieren Sie den Ablauf an echten Belegen.
Der Autor erläutert auf der Autorenseite die fachliche Einordnung der E Rechnung im Handwerk. Entscheidend bleibt: Empfangspflicht, Formatfrage, Ablage und Versand sind ein zusammenhängender Prozess. Wer ihn jetzt dokumentiert und erprobt, kann die Zeit bis 2028 nutzen, um Fehlerquellen im Alltag zu beseitigen.
Für den praktischen nächsten Schritt kann Handwerksbeleg E Rechnungen aus dem vertrauten Rechnungsformular erstellen, eingehende E Rechnungen lesbar machen und ordentlich ablegen. Damit bleibt die Rechnung dort, wo sie im Handwerk hingehört: als sauber geprüfter Beleg für eine sauber erbrachte Leistung. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie bitte das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
